As 4 funções da comunicação: como melhorar os resultados da sua equipe

Uma equipe pode ter profissionais competentes, processos bem definidos e recursos suficientes para realizar suas atividades. Ainda assim, os resultados podem ficar abaixo do esperado.

As pessoas não sabem exatamente o que se espera delas. As prioridades são interpretadas de maneiras diferentes. Problemas deixam de ser compartilhados. Decisões são tomadas com informações incompletas.

Em muitas dessas situações, a comunicação está no centro do problema.

Mas o que significa comunicar-se de maneira eficaz?

Não basta transmitir uma mensagem com clareza. É necessário compreender qual resultado queremos alcançar com a comunicação.

Segundo Stephen P. Robbins, autor do livro Comportamento Organizacional, a comunicação desempenha quatro funções fundamentais nos grupos e nas organizações: controle, motivação, expressão emocional e informação.

Conhecer essas funções ajuda líderes e equipes a utilizar a comunicação de maneira mais consciente e produtiva.

1. Comunicação para orientar e controlar comportamentos

A primeira função da comunicação é o controle, ou seja, a capacidade de orientar e regular comportamentos dentro de um grupo.

Nas organizações, isso acontece quando comunicamos regras, responsabilidades, procedimentos, prioridades e expectativas.

Imagine uma equipe que recebe demandas de diferentes gestores, sem critérios claros para decidir o que deve ser feito primeiro.

Cada profissional acaba estabelecendo suas próprias prioridades. Como consequência, surgem conflitos, atrasos e retrabalho.

Agora imagine que essa equipe passe a utilizar critérios compartilhados para priorizar demandas, definir responsáveis e acompanhar entregas.

A comunicação ajuda a estabelecer acordos que orientam o comportamento de todos.

Controlar, nesse contexto, não significa necessariamente vigiar ou centralizar decisões. Significa criar referências claras para orientar a atuação das pessoas.

Essa função também aparece na comunicação informal.

Por exemplo, quando uma equipe critica constantemente quem propõe mudanças ou trabalha de maneira diferente, pode acabar pressionando seus integrantes a seguir determinados padrões de comportamento, mesmo que esses padrões sejam prejudiciais.

Portanto, a comunicação pode reforçar tanto comportamentos desejáveis quanto práticas negativas.

Para quem lidera, a questão é compreender quais comportamentos estão sendo estimulados pelas mensagens formais e informais da equipe.

2. Comunicação para motivar

A comunicação também desempenha um papel importante na motivação.

Ela ajuda as pessoas a compreender o que precisam fazer, por que suas atividades são importantes e como estão progredindo em relação aos resultados esperados.

Imagine um profissional que recebe uma tarefa sem conhecer seu objetivo, os critérios de qualidade ou o prazo esperado.

Mesmo que tenha capacidade para executá-la, poderá encontrar dificuldades para definir prioridades e avaliar seu próprio desempenho.

Agora considere uma situação diferente.

O gestor explica o resultado esperado, esclarece a importância da atividade, combina critérios de acompanhamento e oferece feedback ao longo da execução.

O profissional passa a ter mais clareza sobre o que precisa alcançar e como pode melhorar.

Uma comunicação que esclarece expectativas, reconhece avanços e oferece orientações construtivas pode favorecer a motivação e o comprometimento.

Isso não significa que toda mensagem motivacional produza motivação.

Discursos entusiasmados não compensam metas impossíveis, ausência de autonomia ou condições inadequadas de trabalho.

A comunicação contribui para a motivação quando está acompanhada de práticas coerentes de liderança e gestão.

3. Comunicação para expressar emoções

As pessoas não se comunicam apenas para transmitir dados, receber orientações ou discutir tarefas.

Elas também precisam expressar sentimentos, preocupações, frustrações e satisfações.

No ambiente de trabalho, essa função é especialmente importante porque as relações profissionais envolvem expectativas, conflitos, conquistas e dificuldades.

Imagine uma equipe que enfrenta semanas de sobrecarga.

Os profissionais continuam realizando suas atividades, mas demonstram sinais de cansaço e insatisfação.

Se não existem espaços para conversar sobre essas dificuldades, os sentimentos podem aparecer de outras maneiras: conflitos, afastamento, resistência ou perda de colaboração.

Por outro lado, quando as pessoas encontram oportunidades para expressar preocupações e percebem que são ouvidas com respeito, torna-se mais fácil compreender problemas e buscar soluções.

Permitir a expressão emocional não significa concordar com tudo ou transformar cada conversa em um desabafo. Significa reconhecer que sentimentos também fazem parte das relações de trabalho.

Essa função aparece em conversas individuais, reuniões de equipe, feedbacks e até nas interações informais do dia a dia.

Para a liderança, ouvir é tão importante quanto falar.

Um gestor que se comunica apenas para distribuir tarefas e cobrar resultados pode deixar de perceber informações importantes sobre o clima da equipe e as dificuldades enfrentadas pelas pessoas.

4. Comunicação para informar e apoiar decisões

A quarta função da comunicação é fornecer informações que permitam compreender situações, avaliar alternativas e tomar decisões.

Nenhuma equipe consegue decidir bem quando trabalha com informações incompletas, desatualizadas ou contraditórias.

Imagine um gestor que precisa redistribuir atividades porque acredita que parte da equipe está ociosa.

Se essa percepção não considera todas as demandas em andamento, ele pode sobrecarregar profissionais que já estão no limite.

O problema não está necessariamente na capacidade de decisão do gestor, mas na qualidade das informações utilizadas.

Boas decisões dependem de informações relevantes, confiáveis e disponíveis no momento adequado.

Essa função da comunicação exige atenção a alguns aspectos:

• Clareza: a informação precisa ser compreensível para quem a recebe.
• Precisão: os dados devem representar adequadamente a situação.
• Relevância: é importante compartilhar aquilo que realmente contribui para a decisão.
• Oportunidade: informações que chegam tarde demais podem perder sua utilidade.
• Acessibilidade: as pessoas precisam conseguir encontrar as informações necessárias.

Também é importante evitar o excesso de informações.

Enviar dezenas de mensagens, relatórios e indicadores não significa necessariamente comunicar melhor.

O objetivo é permitir que as pessoas compreendam o cenário e tenham condições de agir.

As quatro funções precisam trabalhar juntas

Embora sejam apresentadas separadamente, as quatro funções da comunicação frequentemente acontecem ao mesmo tempo.

Imagine uma reunião de acompanhamento de projetos.

O gestor esclarece as prioridades e responsabilidades da equipe. Nesse momento, utiliza a comunicação para orientar comportamentos.

Em seguida, apresenta os avanços, reconhece as entregas realizadas e discute oportunidades de melhoria. Está utilizando a comunicação para motivar.

Durante a conversa, os profissionais compartilham preocupações sobre prazos e dificuldades de integração entre áreas. A comunicação permite a expressão emocional.

Por fim, a equipe analisa informações sobre as atividades em andamento e decide como reorganizar o trabalho. A comunicação está sendo utilizada para informar e apoiar decisões.

Uma única reunião pode cumprir as quatro funções.

Mas isso não acontece automaticamente. Depende de como a conversa é planejada e conduzida.

Como utilizar melhor as quatro funções no dia a dia?

Um exercício simples é refletir sobre a finalidade das interações com sua equipe.

Quando você orienta uma atividade, as pessoas compreendem o resultado esperado, suas responsabilidades e os critérios que devem seguir?

Quando acompanha o desempenho, sua comunicação ajuda os profissionais a perceber seus avanços e identificar oportunidades de melhoria?

Quando conversa com a equipe, existe espaço para que as pessoas expressem dúvidas, dificuldades e preocupações?

Quando precisa tomar decisões, você dispõe de informações suficientes e permite que diferentes perspectivas sejam consideradas?

Essas perguntas ajudam a identificar desequilíbrios.

Alguns gestores se comunicam muito para controlar, mas pouco para ouvir.

Outros procuram motivar constantemente, mas não oferecem informações claras sobre prioridades e resultados.

Há também equipes que compartilham muitas informações, mas têm dificuldade para transformar essas conversas em decisões e ações concretas.

O desafio está em utilizar as quatro funções de maneira equilibrada, considerando as necessidades de cada situação.

Comunicar mais não significa comunicar melhor

É comum tentar resolver problemas de comunicação aumentando a quantidade de reuniões, mensagens e relatórios.

Mas o volume de informações não garante entendimento, alinhamento ou melhores resultados.

Uma comunicação eficaz precisa cumprir seu propósito.

Ela deve ajudar as pessoas a compreender expectativas, encontrar razões para se envolver, expressar o que precisam e tomar decisões mais conscientes.

Por isso, antes de iniciar uma reunião, enviar uma mensagem ou conduzir uma conversa, vale fazer uma pergunta:

“O que eu realmente preciso alcançar com essa comunicação?”

A resposta pode parecer simples, mas muda a maneira como escolhemos as palavras, organizamos as informações, ouvimos as pessoas e conduzimos as interações.

Afinal, comunicar bem não é apenas conseguir transmitir uma mensagem. É contribuir para que as pessoas compreendam, se relacionem, decidam e ajam melhor.